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Un mouton à 5 pattes dans le vert paturage du web

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Travailler avec Evernote : un éléphant vert perfectible

En 2009, quand j’ai rencontré pour la première fois Evernote, j’ai tout de suite accroché à l’esthétique de la marque et à l’esprit positif et simple insufflé par sa communication… contrairement à la fonction première de l’outil (la prise et la gestion de notes) dont je n’avais pas utilité sous cette forme. J’ai même fini par faire l’acquisition d’un carnet à l’effigie de l’éléphant numérique produit par le fabricant italien Molskine, alors que je n’étais pas utilisateur de l’application.

Je me suis cependant beaucoup servi du défunt Evernote Food et de Skitch (2 applications désormais abandonnées).

En ce début 2016, j’ai eu envie de faire évoluer mes habitudes de travail et d’y inclure un outil permettant de centraliser comptes rendu de réunions, procès verbaux d’assemblée générale, documents liés à un projet, …

  • J’ai longtemps utilisé Dokuwiki, un chouette moteur de Wiki, mais les contraintes liées à la gestion des fichiers et à la rédaction en mobilité m’ont freiné.
  • OneNote est un bel outil qui se serait parfaitement imbriqué avec les nombreux outils Microsoft à notre disposition, mais quelques restrictions informatiques (dues à une politique locale de sécurité) ont eu raisons de cette solution.
  • Google Keep propose de nombreuses idées intéressantes (couleur, rappel, intégrations aux outils google, …), mais reste encore bien trop rudimentaire.
  • La suite Google Drive offre de belles fonctionnalités, mais je le vois plus comme un outil de GED et de rédaction de documents longs. Comme quoi tout est une question de perspective.

Finalement je me suis tourné, comme vous l’aurez compris, vers Evernote, bien que Laverna, un clone libre, existe, mais semble encore expérimental.

Mon usage de l’éléphant vert est essentiellement construit autour de la réalisation de comptes rendus de réunions et de la capture d’éléments sur le web dans un catalogue d’inspirations. J’avais horreur de voir s’empiler les notes sous formes de fichiers, sans réelle possibilité d’indexation et de mise en lien.

Evernote : la promesse d'un monde connecté avec un lieu de stockage unique pour toutes vos idées et documents

Evernote : la promesse d’un monde connecté avec un lieu de stockage unique pour toutes vos idées et documents

Evernote et les 3 unités

L’expérience Evernote se décline sur Mac, PC, iDevice, Android, application Web, Blackberry et Amazon. Elle  se construit autour de 3 objets :

  • La Note : c’est elle qui est à la base de tout. Elle peut contenir du texte, des images, des tableaux, des to do list à cocher, des enregistrement sonores, … Seules les vidéos ne semblent pas être de la partie.
  • le Carnet : il permet de ranger les notes. Il est possible d’imbriquer des carnet à la façon d’une arborescence de répertoires sur un système d’exploitation, mais avec seulement un degré de profondeur. Cela s’appelle alors une pile de carnet
  • le Tag : les mots clefs permettent de vous faciliter les recherches et de retrouver plus rapidement vos notes !

Au delà, Evernote permet de sauvegarder extraits ou entièreté de pages web via de son extension pour navigateur, de numériser vos documents papier au travers de l’appareil photo de votre smartphone/tablette ou d’un scanner, offrant au passage un mode spécial pour les post-it et les cartes de visite, et vous offre également la possibilité de créer des notes via l’envoi d’un email. En complément vous pouvez utiliser Skitch, intégré dans les versions desktop, permettant d’annoter les documents joints de type pdf et image.

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Le moteur de recherche

La grande force d’Evernote, à coté du système de notes “favorites” et de la mise en avant au travers d’un système de rappel, c’est le moteur de recherche.

Ce dernier indexe tout : les tags, le contenu de vos notes, pdf et fichiers de traitement de texte. L’outil ira jusqu’à faire de la reconnaissance de caractères dans les images, que le texte soit dactylographié ou manuscrit (pour le moment j’ai quelques doutes sur la performance de cette dernière option)…

Afin d’affiner les recherches, une syntaxe particulière à l’application vous permettra de réduire le périmètre de recherche.

Recherche avec reconnaissance syntaxique (OCR)

Recherche avec reconnaissance syntaxique (OCR)

Des méthodes

De nombreux internautes proposent des méthodes d’organisations pour tirer  au mieux parti de l’application. Celle qui semble tenir la première place se nomme The secret weapon et est construite autour de Getting Things Done (GTD) une méthode qui propose (entre autre) d’organiser les missions en fonction de leurs priorités respectives.

Pour ma part, j’ai opté pour une méthode plus « traditionnelle » à base de « carnets », tout en limitant leurs nombres, tout en usant d’un système de tags.

Les manques

Evernote cependant n’est pas un outil parfait. Trop centré sur sa structure construite autour des notes et trop fermé sur lui même, le petit éléphant manque de souplesse :

  • Les options de collaboration imposent que l’ensemble des acteurs possèdent un compte Evernote pour pouvoir travailler sur une note commune;
  • La possibilité de faire des liens entre les notes est trop peu mise en avant et sous exploitée;
  • L’impossibilité de faire une table des matières automatique dans une note longue est handicapant;
  • La gestion des pièces jointes et leur versionning est trop rudimentaire.

Ce qui me manque le plus, c’est l’absence d’une gestion centralisée des taches /ToDoLists. En effet, Evernote propose la possibilité de disséminer au sein des notes de jolies petites cases à cocher. Une solution idéale pour, par exemple, poser les actions à réaliser à la suite d’un compte rendu de réunion.

Cependant, l’outil ne propose pas la consultation de l’ensemble des tâches en souffrance dans une note centralisatrice. Il faut donc naviguer de note en note en espérant ne rien oublier. Difficile donc de gérer les priorités.

TaskClone vous propose de réaliser ce travail et même de connecter moyennant rétribution votre mémoire numérique avec de nombreuses applications de gestion de tâches. Dommage que cela ne se fasse pas de façon native.

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Dernier point, la confidentialité. Evernote propose les classique du genre, dont la double authentification popularisée par Google. Il est également possible de crypter un texte / morceau de texte en particulier au travers d’une fonction dédiée. On aimerait que ce soit l’ensemble du contenu et des notes qu’il soit possible de crypter par défaut, avec une option de cryptage plus fine, proposant d’utiliser une clef spécifique pour une note, dans le cas d’un partage. L’éditeur tente toutefois de se montrer rassurant.