Ma stratégie de sauvegarde de mes photos

Depuis que j’ai posé le doigt sur un déclencheur numérique, je n’ai eu de cesse de travailler à la sauvegarde de mes photos, ainsi qu’à leur tri. Il serait bien dommage de seulement laisser les fichiers numériques dormir froidement dans un coin de disque dur …

Un archivage au regard du temps

Attention spoiler alerte : il n’existe pas de solutions “numériques” parfaites pour entretenir votre fond de photographies digitales dans le temps et à moindre coût. La faute à l’obsolescence rapide des technologies, la multiplication des formats de données, les supports bardés de brevets propriétaires, le manque de suivi dans le temps par les industriels de leurs matériels, l’évolution des capacités de stockage … Imaginez le cas d’une collection de films en VHS, une collection de photos sur disquettes, … cela demande des pièces détachées en masse, un savoir-faire en bricolage, … Il est souvent estimé qu’une technologie numérique dispose d’une vingtaine d’années de durée de vie.

De grandes institutions comme la BNF tentent de trouver des modèles de conservation. L’industrie nucléaire quant à elle table sur une vieille technologie inventée entre autre par un certain Johannes Gutenberg, il y a plus de 600 ans : l’imprimerie. La solution du livre / album photo semble aujourd’hui celle offrant le ratio longévité / coût le plus bas. Un papier de qualité avec une encre haute tenue peut mener un ouvrage à vivre entre 500 et 1000 ans. Allez découvrir les belles possibilités offertes par Blurb dans le domaine du livre photo.

Ne nous laissons pas abattre, il existe néanmoins des possibilités numérico-électroniques, mais comme vous l’aurez surement compris, elles auront une durabilité court et moyen terme. A prévoir : renouvellement et évolutions régulières.

De multiples configurations possibles

Sauvegarder des données ouvre un champ de possibilités important en fonction du niveau de sécurité souhaité, de sa philosophie vis à vis des opérateurs privateurs, de son souhait ou nom de partager la donnée avec ses proches / clients / collègues, du budget dont l’on dispose, du temps / compétences techniques de l’utilisateur. On peut citer entre autre :

  • Sauvegarde directe vers “le cloud” : de Dropox à Google Drive / Google Photos, en passant par Hubic et OneDrive, l’embarras du choix est là. Vous pouvez à la fois sauvegarder et partager vos contenus (en complément : un comparatif chez lebigdata et tomshardware). Il existe également des services comme Amazon Glacier conçus dans l’optique de conserver ses fichiers pour le jours où une récupération d’urgence est nécessaire. Pas de partage, ni de travail en ligne sur les fichiers au programme. Dans le domaine, Backblaze est également une solution intéressante. Attention cependant à ces solutions : entre le manque de délicatesse de nombreux opérateurs au sujet de la vie privée de leurs utilisateurs, de l’arrêt soudain de certaines offres, de rachats inopinés changeant les conditions d’utilisation, de changements de stratégies surprise, … il faut parfois être agile pour migrer rapidement ses précieux contenus.
  • Sauvegarde au sein d’un serveur domestique, puis doublage de la sauvegarde dans le “nuage”.
  • Sauvegarde domestique puis réplication sur un serveur privé externe

Pour ma part, j’ai opté pour cette dernière solution.

Premier point de sauvegarde : le stockage et la sauvegarde à domicile

La première étape dans une stratégie de sauvegarde réussie est d’avoir un espace de sauvegarde en dehors de votre ordinateur de travail. Je suis d’avis de proscrire tout ce qui est supports amovibles (clefs usb, disques durs externes) : le risque de casse est relativement plus élevé que d’autres supports.

Avant de penser sauvegarde, il faut penser rangement. J’utilise la technique du classement temporel/chronologique. Un répertoire par années, à l’intérieur duquel on retrouve un répertoire par mois. A l’intérieur de ceux-ci on retrouvera un dossier par série. Je trouve que les classements de type événements / classement thématique (un dossier de base par type d’événement : mariage, soirée, balades, …) devient très rapidement illisible. Comme nous le verrons plus loin, j’utilise en complément un logiciel pour donner du “sens” et de “l’intelligence” à mes collections. Une fois la carte mémoire de mon APN (Appareil Photo Numérique) vidée sur mon ordinateur, une fois triées et rangées, mes photos sont copiées sur le NAS (Network Attached Storage – Serveur de Stockage en Réseau).

Il s’agit d’un boitier qui se connecte au réseau local, contenant une capacité de stockage et un logiciel d’administration. De nombreuses entreprises proposent des modèles, d’Apple avec sa TimeCapsule en passant par Qnap, Synology, Buffalo, Western Digital, … Pour celles et ceux qui souhaiteraient aller plus loin sur le contrôle du matériel et du logiciel de leur espace de sauvegardes, il peuvent se tourner vers des constructions maison ou  des distributions libres proposées pour certains NAS grand public.

Pour ma part mon premier périmètre de sauvegarde s’appuie sur un NAS Synology. Mon espace de stockage est construit autour de 2 disques durs configurés en Raid 1 : les données y sont copiées en “miroir”, c’est à dire qu’à tout moment, les 2 disques contiennent l’ensemble des données. Cela permet de palier l’un des grands dangers qui guette nos précieuses sauvegardes : la casse du support de stockage. La probabilité que les 2 disques cassent en même temps est relativement faible. On peut également, pour réduire encore plus les probabilités de crash, prendre 2 disques de 2 séries de productions ou de 2 marques (attention, il faut que les caractéristiques de vitesses et de tailles soient similaires, sinon le dispositif se limitera aux capacités les plus basses).

Pour automatiser la sauvegarde de mes photos de mon ordinateur jusqu’au NAS, j’utilise Cloud Station fourni par le constructeur. D’autres outils existent, comme l’excellent SyncBack. Ce qui m’a fait pencher du côté du logiciel Synology est sa capacité à faire du versionning (enregistrée de façon transparente plusieurs versions d’un même fichier, et pouvoir revenir à une version antérieure en cas de problème). Bien que le versioning impose une consommation d’espace possiblement plus importante, cela permet également de ne pas se retrouver à pleurer le jour où un ransomware aura crypté l’ensemble de vos données …

Second point de sauvegarde : à l’extérieur du lieu de stockage principal

Votre premier point de sauvegarde est en place. Mais que se passera-t-il en cas d’incendie, de vol, de sinistre, … ?

II est important de créer un point de stockage éloigné du premier afin de maximiser la protection de vos précieuses données.

Dans mon cas j’utilise un second NAS Synology monodisque pour le moment. Grâce à l’application Hyper Backup proposée par le constructeur, je peux en toute souplesse réaliser des sauvegardes programmées NAS à NAS.

Évidemment pour qu’une telle solution soit viable, il faut une connexion robuste. En effet, le poids des fichiers photos à tendance à prendre de l’embonpoint au fur et à mesure que la taille des capteurs progresse et que le format RAW se généralise. D’un à deux mégas par fichiers il y a une dizaine d’années, on se retrouve facilement avec des fichiers de 25 mo voire même 50 mo sur les réflexes haut de gamme.

Pour le partage des contenus, je panache entre les services cloud des GAFA et les options proposées par mon NAS (la fibre étant passée par là, elle a fortement changé la donne).

Comme évoqué précédemment, vous pouvez choisir un opérateur de solutions « cloud » pour ce second niveau de stockage.

Gestion et exploitation des collections à l’aides de logiciels

Encore une fois, une mise en garde me semble s’avérer utile : pour exploiter tout le potentiel de votre fond photographique, qu’il soit personnel ou professionnel, il faut utiliser un logiciel qui vous permettra d’ajouter tag/mots clefs sur vos précieux clichés, faire des présélections, des sélections thématiques, … mais encore une fois, nous sommes confronté régulièrement à la volatilité des décisions des éditeurs de logiciels. Les utilisateurs Apple ont eu par exemples, il y a quelques années, à faire le désagréable constat de l’arrêt de leur logiciel fétiche : Aperture. Chez Google même topo : l’éditeur annonce la fin de l’une des références gratuite et grand public : Picasa.

Pour ma part j’utilise Adobe Lightroom. La puissance des produits Adobe, sa souplesse, ses nombreux outils, ses imbrications avec les autres logiciels de l’éditeur en font un champion. Mais son prix peut être un frein important à son utilisation.

D’autres solutions existent de XnView à ACDSee en passant par les applications proposées par votre système d’exploitation. Vous trouverez une liste non exhaustive de possibilités ici. Picasa reste pour le moment encore téléchargeable.

Les galeries photos des NAS proposent souvent aussi des compromis intéressants bien qu’un peu lent, mais prenant en charge de nombreux formats. Chez Synology, Photo Station propose gestion des métas donnés, ajouts de tag, tri temporels ou en fonction de mots clefs…

Lightroom

J’ai commencé sur Photoshop Album (logiciel également disparu) avant de migrer sur Lightroom. J’ai ainsi au fil des années “cartographié” mes photos en identifiant sur chaque photo :

  • le lieu
  • la thématique / l’occasion
  • les personnes présentes
  • ..

Je peux ainsi facilement en combinant les options de recherche temporelle et par mot clefs retrouvé toute les photos de moi en mars 2012.

Des idées d’organisation de photos sous lightroom (mais ça marche aussi sur les autres logiciels pour les grands principes) :

Conclusion en chiffres

Et combien ça coute tout ça ?

  • Un NAS avec 2 disques dur de 3 To pour faire un joli Raid 1 : environ 400 € (exemple : Synology NAS DS216j + Disques WD)
  • Un Nas Apple AirPort Time Capsule : à partir de 350€
  • Un abonnement à un service cloud : à partir de 50€ / an à beaucoup beaucoup plus

Quelques thés à découvrir ou redécouvrir

Une liste sans prétention de mes thés du moment. Plusieurs distributeur sont représentés : Mariage Frères, Dammann frères, Le palais des thés, Cape and Cape et Kusmi tea.

« On boit le thé pour oublier le bruit du monde ». Lu Yu Maître de thé sous la dynastie Tang (618-907).

Thés noirs

  • Earl Grey Franch Blue : un earl grey avec de jolies petites fleurs bleues. L’un de mes classiques. J’y reviens, et j’y reviens encore.
  • Festin d’or : une petite note de menthe dans un tourbillon d’agrumes. C’est pour moi l’un des thés de l’été.
  • I have a dream : un thé noir très très gourmand, un parfum unique, … Un thé qui pétille. Je ressens comme un petit gout de mangue en bouche.

Thés verts

  • Menthe glaciale : Le seul thé que je connaisse avec un tel effet givré. L’idéal pour se rafraichir.
  • Thé du Sahara : Un thé frais et fleuri grâce à la rencontre de la menthe douce et de délicats pétales de rose.
  • Jasmin Magique : un thé au jasmin de grande qualité.
  • Jasmin Précieux : un thé au jasmin très délicat. Contrairement à beaucoup d’autre thés construits autour de ce parfum, ici il n’y a pas d’huile essentielle de jasmin. Les feuilles de la plantes ont été mises à fermenter avec le thé, puis retirées. Résultat : un parfum délicat où les notes de jasmin n’écrasent pas le gout du thé.
  • Soleil Vert : un thé vert parfumé à l’huile essentielle d’orange sanguine. Fraicheur et originalité dans la tasse.
  • Havanita : un thé orignal, rencontre entre agrumes, menthe et … rhum blanc. Un thé donc original, que l’on préparer également froid, en le laissant infusé au frigo durant la nuit.
  • Thé vert au jasmin : un jasmin classique, pour un prix abordable.
  • Thé vert à la menthe nanah : un thé vert très “thé à la menthe d’Afrique du nord”.

Thés blancs

  • Earl Grey Magique : un earl grey qui n’a pas que sont prix de magique (près d’un euro le gramme). Le gout est incroyable. Les aiguilles d’argent Yin Zhen (jeunes bourgeons) jouent pleinement leur rôle.
  • Great Earl Grey : un délicat thé blanc parfumé à la bergamote.

Rooibos – “Thés rouges”

  • Rouge Sahara : C’est le pendant en thé rouge, du sympathique thé du Sahara. On garde l’aspect frais et fleuri de la version thé.
  • Green Mountain – Rooibos Vert : Cape and Cape propose des thés et des rooibos venus d’Afrique. Le green mountain est l’un d’entre eux, léger, joli à l’œil, avec un joli parfum délicat, idéal pour les longues soirées d’été.

A Girl With Tea – https://www.flickr.com/photos/agirlwithtea/6196131680/

Chat par Synology

Synology est en train de profiter de sa grande expertise dans les NAS pour proposer au-delà d’un matériel de qualité et d’une interface graphique soignée de plus en plus de paquets permettant à l’utilisateur de s’émanciper, s’il le souhaite, des géants grands publics du SaS et Cloud. Ce n’est pas du logiciel libre, mais c’est un bon début.

Après la galerie photos, le gestionnaire de notes et le tableur, Synology propose en cette fin d’année plusieurs programmes en Beta, dont un traitement de texte et un chat.

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Si vous avez aimé Google Docs et Slack, vous ne serez pas dépaysé. Je vous propose un rapide tour d’horizon de Chat by Synology.

Un Chat vert

Disponible pour Desktop, iDevice et Android, l’application arbore comme nombreuse de ses consœur une icône verte.

On y retrouve un fonctionnement basé sur des chaines thématiques (on aurait dit sous-forum en 2000) reposant sur un design proche de Slack.

On y retrouve tout ce qu’il faut pour faire un outil d’échange moderne : partage de fichiers, stickers, partage d’images, hashtags, réactions sur un message, mise en favoris, …

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Exemple de réactions

Un menu propose également de retrouver les derniers liens et fichiers partagés dans une chaîne.

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Originalité, Chat propose également de publier directement dans l’outil des “billets”. Pour le moment les possibilités sont très sommaires, il s’agit exclusivement de texte sans mise en forme et de smileys. Mais cela ouvre de belles perspectives pour l’avenir.

synology-chat-billetsLe moteur de recherche propose quant à lui un grand nombre d’opérateurs pour explorer les échanges :

synology-chat-rechercheLes applications mobiles quand à elles fonctionnent bien, arborant un style graphique tout aussi épuré que la version “bureau”. Je n’ai pour le moment pas réussi à me connecter sur Android avec les comptes ayant la double authentification activée.

A l’image des autres outils Synology nous sommes confrontés aux limites du modèle de NAS que l’on a choisi (Chat n’est pas disponible pour tous et consomme un peu de ressources) et à celles du débit de notre connexion web. Les versions mobiles s’en tirent un peu mieux, l’interface n’étant pas à charger.

En bonus, il est possible de permettre aux utilisateurs se connectant via un annuaire LDAP d’utiliser le chat, ainsi que de mettre un système de webhooks depuis des applications tierces.

Sauvegarder des données sur un NAS Synology : retour d’expérience

Ce billet vise à explorer quelques-unes des possibilités offertes par Synology pour la sauvegarde de nos précieux fichiers.

Préambule

Après une expérience loupée de « Personnal Cloud » avec le boitier français Lima, je me suis tourné vers des systèmes plus robustes et éprouvés depuis longtemps : les NAS (Network Attached Storage – Serveur de stockage en réseau).

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Le but premier de cette acquisition était, pour moi, de pouvoir sauvegarder 10 ans de photos sur une plateforme accessible en réseau, proposant une redondance de l’information (au travers du système RAID), offrant une gestion poussée des utilisateurs et fournissant un partage simplifié des contenus et automatisation des processus de sauvegarde.

Je pense qu’aujourd’hui, les producteurs de NAS grand public ont des propositions relativement équivalentes. Je me suis arrêté chez Synolgy pour la qualité de son interface et sa communauté francophone dynamique.

A noter que cet article repose sur l’utilisation d’un NAS 4 baies et d’une 2 baies de milieu de gamme.

A noter également que si l’aventure du stockage à domicile vous intéresse, ne perdez jamais de vu que l’une des grandes limites que vous rencontrerez réside dans le débit de votre connexion internet. En effet, pour tout ce qui se passera au sein de votre domicile, les échanges se feront par le réseau local à une vitesse confortable (entre 10 Mo/s et 40mo/s sur une installation gigabit). Par contre, le débit sortant d’une connexion ADSL dépassera rarement les 140 ko/s (1mo/s pour les heureux possesseurs de la fibre).

Pensez-y si vous avez comme objectif de transférer de gros fichiers vers « l’extérieur » depuis votre NAS.

L’intégration primaire d’un gros volume de données

Lorsque l’on vient d’installer un NAS et que l’on a déjà un gros volume de data que l’on souhaite y intégrer, les choses se compliquent rapidement.

En effet, comme évoqué plus haut, la vitesse relativement basse du réseau local va impacter fortement la durée de rapatriement des fichiers sur le serveur (dans mon cas avec près de 1.5 TO, le temps de copie se compte en jours).

La plupart (tous ?) des boîtiers proposent un port USB permettant de brancher un disque dur / clef usb pour une copie accélérée du contenu. Même si on gagne en vitesse (jusqu’à 100 mo/s réel en usb 3.0), la multiplication des manipulations (remplir le support usb, lancer la copie, vider, re-remplir, …) n’est pas des plus agréables. Pour ma part, j’avais opté pour cette solution. Mais je me suis vite trouvé confronté à des interruptions de copie avec File Station (l’équivalent de l’Explorer / Finder). Sans message d’erreur et sans avoir trouvé de fichier de log explicatif, j’ai rapidement abandonné cette solution. J’aurai pu gérer la copie avec le Terminal, mais à l’époque je n’y ai pas pensé.

J’ai fini par réaliser une copie disque à disque en SATA via ubuntu et les drivers Mdadm et Lm2 (procédure détaillée dans un post du forum synology). En quelques heures le transfert était complet. Un disque RAID ne se lit pas juste en le branchant sur votre ordinateur …

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Sauvegarde entre votre périphérique et le NAS : Cloud Station

Alors évidemment il existe de très nombreuses possibilités d’automatisation des processus de sauvegarde : des outils natifs Windows à la Time Machine d’Appel, en passant par SyncBack et autres softs dédiés ou un batch, … le choix est abyssal.

Ici je me limiterai à explorer l’outil que propose Synology : Cloud Station.

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Cloud station Drive, disponible pour Windows, Linux, Mac et smartphone Android et iPériphériques, propose une synchronisation bidirectionnelle (ou non, c’est au choix et dans le sens que vous voulez), entre le répertoire d’un device (au minimum) et le NAS. La mise à jour des fichiers, leurs ajouts ou leurs suppressions est directement répercutée (dans les limites de votre connexion). On peut imaginer avoir un répertoire qui serait identique sur smartphone, pc Windows et NAS. Peu importe le nombre de clients branchés (dans la limite supportée par le NAS), les changements se propagent rapidement. Je m’en sers pour sauvegarder automatiquement le répertoire qui contient mes photos sur mon ordinateur. Dès que de nouveaux clichés sont importés, la synchronisation débute.

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Son acolyte, Cloud station backup, quand à lui, propose une optique différente : ici pas de réplication entre devices, juste une sauvegarde en temps réel. Le programme sauvegarde les nouvelles créations de fichiers et de répertoires, leurs modifications, mais pas leur suppression.

Autant les applications sont parfaitement fonctionnelles, autant il existe – de mon point de vue, un problème au niveau du versionning des sauvegardes, et ce sur un point particulier : la place occupée par les versions plus anciennes. Ainsi, chaque fichier stocké sur le NAS, avec le versionning activé, disposera d’une copie d’usage et d’une copie de sauvegarde. Concrètement, vous importez un fichier, il prendra 2 fois son poids. Et cela augmente en fonction du nombre de versions stockées (jusqu’à 32). Embêtant. Ce système permet d’avoir une copie toujours à disposition rapidement, mais est grandement gigavore. Si seulement les versions différentes étaient stockées …

Sauvegarde entre plusieurs NAS : Hyper Backup

Vous avez plusieurs NAS Synology ? Vous êtes un peu parano comme moi ? Peur d’un incendie, d’un vol, d’un dysfonctionnement majeur du NAS ? Envie de sauvegarder un répertoire synchronisé avec Cloud Station drive ?

Hyper Backup est fait pour vous ! On est ici sur un outil s’approchant de Cloud Station Backup pour l’aspect « sauvegardes régulières programmées », mais avec un versionning élégant, construit autour d’une base de données qui n’enregistre que les modifications apportées entre les différentes versions. Un grand gain de place à la clef !

hyper backup

Pour ma part, je sauvegarde avec Hyper Backup le répertoire photo de mon NAS primaire,  sur un second NAS distant.

Comme pour les autres outils Synology utilisant un gestionnaire de versions, il est possible de faire tourner les versions en ne gardant, par exemple, que les plus significatives du mois et de la semaine passée.

hyper backup - synology

Sauvegarde avec des technologies traditionnelles, avec les géants du Cloud « en ligne » et de la sauvegarde « froide »

Reste une dernière possibilité proposée au travers d’Hyper Backup, de Glacier backup et de Cloud Station Cloud : la sauvegarde ou la synchronisation de répertoires chez de très nombreux opérateurs tels qu’Amazon S3 et Glacier, Hubic, DropBox, Google Drive, RackSpace, Microsoft Azure, … ou encore d’utiliser des technologies de transferts plus « traditionnelles » tel que Rsync, Webdav, Ftp, …

cloud sync

Idéal quand l’upload d’une connexion est limité et que l’on veut partager du contenu en toute convivialité en bénéficiant des grands débits des opérateurs internet.

Pour approfondir, avec l’univers Synology, dans les solutions proposées, vous pouvez adosser à vos sauvegardes gestion de groupes, contrôle de la bande passante, chiffrement (avec ralentissement des transferts, sauf processeur matériel dédié), …

 

Images : Synology, Wei-Te Wong, …

Travailler avec Evernote : un éléphant vert perfectible

En 2009, quand j’ai rencontré pour la première fois Evernote, j’ai tout de suite accroché à l’esthétique de la marque et à l’esprit positif et simple insufflé par sa communication… contrairement à la fonction première de l’outil (la prise et la gestion de notes) dont je n’avais pas utilité sous cette forme. J’ai même fini par faire l’acquisition d’un carnet à l’effigie de l’éléphant numérique produit par le fabricant italien Molskine, alors que je n’étais pas utilisateur de l’application.

Je me suis cependant beaucoup servi du défunt Evernote Food et de Skitch (2 applications désormais abandonnées).

En ce début 2016, j’ai eu envie de faire évoluer mes habitudes de travail et d’y inclure un outil permettant de centraliser comptes rendu de réunions, procès verbaux d’assemblée générale, documents liés à un projet, …

  • J’ai longtemps utilisé Dokuwiki, un chouette moteur de Wiki, mais les contraintes liées à la gestion des fichiers et à la rédaction en mobilité m’ont freiné.
  • OneNote est un bel outil qui se serait parfaitement imbriqué avec les nombreux outils Microsoft à notre disposition, mais quelques restrictions informatiques (dues à une politique locale de sécurité) ont eu raisons de cette solution.
  • Google Keep propose de nombreuses idées intéressantes (couleur, rappel, intégrations aux outils google, …), mais reste encore bien trop rudimentaire.
  • La suite Google Drive offre de belles fonctionnalités, mais je le vois plus comme un outil de GED et de rédaction de documents longs. Comme quoi tout est une question de perspective.

Finalement je me suis tourné, comme vous l’aurez compris, vers Evernote, bien que Laverna, un clone libre, existe, mais semble encore expérimental.

Mon usage de l’éléphant vert est essentiellement construit autour de la réalisation de comptes rendus de réunions et de la capture d’éléments sur le web dans un catalogue d’inspirations. J’avais horreur de voir s’empiler les notes sous formes de fichiers, sans réelle possibilité d’indexation et de mise en lien.

Evernote : la promesse d'un monde connecté avec un lieu de stockage unique pour toutes vos idées et documents

Evernote : la promesse d’un monde connecté avec un lieu de stockage unique pour toutes vos idées et documents

Evernote et les 3 unités

L’expérience Evernote se décline sur Mac, PC, iDevice, Android, application Web, Blackberry et Amazon. Elle  se construit autour de 3 objets :

  • La Note : c’est elle qui est à la base de tout. Elle peut contenir du texte, des images, des tableaux, des to do list à cocher, des enregistrement sonores, … Seules les vidéos ne semblent pas être de la partie.
  • le Carnet : il permet de ranger les notes. Il est possible d’imbriquer des carnet à la façon d’une arborescence de répertoires sur un système d’exploitation, mais avec seulement un degré de profondeur. Cela s’appelle alors une pile de carnet
  • le Tag : les mots clefs permettent de vous faciliter les recherches et de retrouver plus rapidement vos notes !

Au delà, Evernote permet de sauvegarder extraits ou entièreté de pages web via de son extension pour navigateur, de numériser vos documents papier au travers de l’appareil photo de votre smartphone/tablette ou d’un scanner, offrant au passage un mode spécial pour les post-it et les cartes de visite, et vous offre également la possibilité de créer des notes via l’envoi d’un email. En complément vous pouvez utiliser Skitch, intégré dans les versions desktop, permettant d’annoter les documents joints de type pdf et image.

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Le moteur de recherche

La grande force d’Evernote, à coté du système de notes “favorites” et de la mise en avant au travers d’un système de rappel, c’est le moteur de recherche.

Ce dernier indexe tout : les tags, le contenu de vos notes, pdf et fichiers de traitement de texte. L’outil ira jusqu’à faire de la reconnaissance de caractères dans les images, que le texte soit dactylographié ou manuscrit (pour le moment j’ai quelques doutes sur la performance de cette dernière option)…

Afin d’affiner les recherches, une syntaxe particulière à l’application vous permettra de réduire le périmètre de recherche.

Recherche avec reconnaissance syntaxique (OCR)

Recherche avec reconnaissance syntaxique (OCR)

Des méthodes

De nombreux internautes proposent des méthodes d’organisations pour tirer  au mieux parti de l’application. Celle qui semble tenir la première place se nomme The secret weapon et est construite autour de Getting Things Done (GTD) une méthode qui propose (entre autre) d’organiser les missions en fonction de leurs priorités respectives.

Pour ma part, j’ai opté pour une méthode plus “traditionnelle” à base de “carnets”, tout en limitant leurs nombres, tout en usant d’un système de tags.

Les manques

Evernote cependant n’est pas un outil parfait. Trop centré sur sa structure construite autour des notes et trop fermé sur lui même, le petit éléphant manque de souplesse :

  • Les options de collaboration imposent que l’ensemble des acteurs possèdent un compte Evernote pour pouvoir travailler sur une note commune;
  • La possibilité de faire des liens entre les notes est trop peu mise en avant et sous exploitée;
  • L’impossibilité de faire une table des matières automatique dans une note longue est handicapant;
  • La gestion des pièces jointes et leur versionning est trop rudimentaire.

Ce qui me manque le plus, c’est l’absence d’une gestion centralisée des taches /ToDoLists. En effet, Evernote propose la possibilité de disséminer au sein des notes de jolies petites cases à cocher. Une solution idéale pour, par exemple, poser les actions à réaliser à la suite d’un compte rendu de réunion.

Cependant, l’outil ne propose pas la consultation de l’ensemble des tâches en souffrance dans une note centralisatrice. Il faut donc naviguer de note en note en espérant ne rien oublier. Difficile donc de gérer les priorités.

TaskClone vous propose de réaliser ce travail et même de connecter moyennant rétribution votre mémoire numérique avec de nombreuses applications de gestion de tâches. Dommage que cela ne se fasse pas de façon native.

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Dernier point, la confidentialité. Evernote propose les classique du genre, dont la double authentification popularisée par Google. Il est également possible de crypter un texte / morceau de texte en particulier au travers d’une fonction dédiée. On aimerait que ce soit l’ensemble du contenu et des notes qu’il soit possible de crypter par défaut, avec une option de cryptage plus fine, proposant d’utiliser une clef spécifique pour une note, dans le cas d’un partage. L’éditeur tente toutefois de se montrer rassurant.